Apa itu document control atau pngendali dokumen?

            Menurut Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, pengendali dokumen atau document control adalah kegiatan yang dilakukan oleh tim atau perorangan untuk melakukan kegiatan terkait penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, pengendalian dan pemusnahan dokumen. Kebutuhan setiap organisasi dalam urusan dokumen ini akan berbeda – beda karenanya tugas document controller juga bisa menyesuaikan dengan kondisi organisasi. Misalnya masalah penyimpanan dokumen bisa saja dipusatkan menjadi satu bagian saja atau di bagi ke dalam beberapa bagian sesuai dengan kebutuhan.

Manfaat, tugas dan tanggungjawab document control pada perusahaan

            Sebuah organisasi atau perusahaan tentu saja sangat membutuhkan tim document control untuk merapikan semua dokumen penting perusahaan. Adapun tugas document control dalam sebuah perusahaan atau organisasi menurut klausul 4.2.3 ISO 9001:2008 yaitu:

1. Menjalankan prosedur pengendalian dokumen atau document control dan rekaman mutu yang dilakukan oleh management representative,

2. Memastikan keakuratan setiap dokumen yang ada serta mendaftarnya dengan baik,

3. Memeriksa dan memastikan bahwa dokumen yang didistribusikan telah melalui tahap pengesahan,

4. Melalukan perubahan pada dokumen yang perlu diperbaiki dengan tidak lupa melakukan koordinasi dengan tim managemen representatif,

5. Memeriksa dan memastikan bahwa setiap dokumen yang telah didistribusikan tepat bagian,

6. Bertanggung jawab penuh untuk menyimpan dokumen dengan rapi,

7. Bertanggung jawab dalam menjaga dokumen dari kerusakan, dan

8. Melakukan penarikan dokumen yang diperlukan dan memusnahkan dokumen kadaluarsa.

            Sedangkan tanggungjawab documen control dalam sebuah perusahaan atau organisasi menurut klausul 4.2.3 ISO 9001:2008 yaitu:

1. Memberikan persetujuan dokumen sebelum dilakukan penerbitan,

2. Melakukan koreksi, revisi dan persetujuan ulang dokumen jika dibutuhkan,

3. Mengetahui status terkini sebuah dokumen dan memastikan dokumen yang teridentifikasi telah melalui proses perubahan terkini,

4. Memastikan setiap dokumen ter-update dan dapat diterapkan sesuai tempat distribusinya,

5. Memastikan setiap dokumen dapat teridetifikasi dan dapat terbaca,

6. Memastikan bahwa setiap dokumen yang diterima dari pihak luar organisasi atau perusahaan adalah mendukung perencanaan dan operasi sistem managemen mutu orgnisasi telah diidentifikasi dan terkendali pendistribusiannya,

7. Mengidentifikasi dokumen yang disimpan dan menjaga  penyalahgunaan dokumen yang sudah tidak berlaku atau kadaluarsa dari pihak manapun

Melatih kemampuan tim documen control melalui pelatihan

            Setelah paham apa dan bagaimana tugas seorang documen control maka perusahaan perlu meningkatkan ketrampilan tim document control agar tugasnya dapat dijalankan dengan baik. Mengingat pentingnya posisi document control dalam perusahaan maka ketrampilan tim document control adalah suatu hal yang perlu diupayakan dan ditingkatkan. Selain meningkatkan ketrampilan tim document control, pelatihan ini juga bertujuan agar pelaksanaan teknis document control efektif dan efisien. Pada akhirnya tujuan training document control adalah mecapai apa yang menjadi tujuan organisasi atau perusahaan.

            Adapun ketrampilan tim yang perlu ditingkatkan melalui pelatihan yaitu:

1. Keahlian teknis dalam pengoperasian spreadsheet atau excel, database dan microsoft word,

2. Ketrampilan pencatatan dan penyimpanan laporan yang jelas dan akurat,

3. Ketrampilan dalam menginput data secara cepat dan tepat

4. Ketrampilan untuk berkomunikasi dengan baik dan public speaking.

            Seorang pengendali dokumen atau document controller haruslah seseorang yang rajin, tekun dan teliti karena tanggungjawab document control terkait dengan urusan dokumen perusahaan yang tidak sediki. Karenanya tidak bisa sembarangan memilih seseorang untuk terlibat dalam tim document control. Selebihnya kemampuan secara teknik bisa digali melalui pengalaman serta pelatihan yang telah dibahas diatas.